关于认真做好学校2016年度文件材料归档工作的通知

各部门、二级学院：

为更好地服务于学校教学、科研、管理，顺利完成今年省、市级档案年度检查工作，档案馆决定从3月起在全校范围内开展一年一度的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

本次归档的范围：各单位在2016年度教学、科研、管理工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。具体参见《湖州师范学院档案管理规章制度汇编》（2016年5月版）。

二、归档时间

学校2016年度文件材料归档工作自2017年3月开始至2017年6月结束。各部门、二级学院归档的具体时间见附件。

三、归档要求

1．进一步规范部门立卷归档制度。学校各部门、二级学院均为立卷单位，各分管档案工作领导为该单位的检查人，兼职档案员为本单位的立卷人。各单位的其他工作人员应相互配合，在工作事项办理完毕后，应主动将形成的文件材料送兼职档案员保管。兼职档案员平时应该注意及时收集和妥善保管，认真做好本部门文件材料预立卷工作。

2．进一步规范档案管理责任义务。学校档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；开展档案的开放和利用工作等。各部门、二级学院负责档案立卷工作，按照文件材料的自然形成规律，进行系统整理、分类组卷，草拟案卷标题，经档案馆工作人员审卷合格后，再由兼职档案员负责编制页号，填写卷内备考表，最后移交档案馆。

3．进一步提高档案归档质量。各部门归档的文件材料必须完整、齐全，要保持其原始性（原件）。每份文件的正件与附件、转发文件与原件、请示与批复均应收齐一并归档。各单位形成的文件必须加盖公章。用纸、用笔要符合规范要求，纸张大小一般采用A4纸，书写要用碳素墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。

4. 凡与原归档要求不一致，均依据相关部门最新通知和文件精神执行。

四、归档手续

各部门、二级学院的兼职档案员在对本单位文件材料进行立卷、归档时，要经档案馆检查合格后方可归档，归档时请一并移交本单位案卷移交目录（一式二份）。存系教学类档案，请按时上报年度归档的案卷目录、卷内目录、档案实体。

（已调整的机构按2016年原部门、原学院归档；相关表格可从档案馆网页“表格下载”栏下载）

                               档 案 馆

                          二0一七年二月二十四日

附件:

一、各部门归档时间安排表

二、各二级学院归档时间安排表